Langkah Cermat Mempersiapkan Event Kantor Agar Suksesby boz pulsaon.Langkah Cermat Mempersiapkan Event Kantor Agar SuksesBanyak yang menganggap bahwa mengadakan suatu event di kantor itu susah. Memang benar adanya kok, dibutuhkan usaha yang besar agar acara yang akbar ini bisa berjalan sukses. Dengan keribetan ini tak jarang sebuah perusahaan menyewa jasa event organizer untuk menghandle semua kegiatan ini. Namun sebenarnya ini tak harus di lakukan juga. Sebab bisa loh dilakukan […]

Banyak yang menganggap bahwa mengadakan suatu event di kantor itu susah. Memang benar adanya kok, dibutuhkan usaha yang besar agar acara yang akbar ini bisa berjalan sukses.

Dengan keribetan ini tak jarang sebuah perusahaan menyewa jasa event organizer untuk menghandle semua kegiatan ini. Namun sebenarnya ini tak harus di lakukan juga. Sebab bisa loh dilakukan sendiri. Maka dari itu dibutuhkan persiapan yang matang dan baik. Menyadur dari salah satu website sengaja kami buat lagi tips yang bisa dijalankan agar sukses perhelatan yang ada nantinya, seperti :

1. Buat konsep yang jelas

Setiap event yang akan di laksanakan harus memiliki tema yang jelas. Tema inilah yang nantinya akan membawa mau dibawa semua acaranya. Sehingga semua berawal di sini. Tujuan dibuatnya konsep event ini adalah untuk memberikan penampilan yang memukau bagi orang yang datang dan ikut ambil bagian acaranya. Terkadang acaranya sama namun dengan konsep yang baik bisa dibuat berbeda dan bisa unik beda dari yang lainnya. 

Untuk itu antara perusahaan memberikan info yang detail kepada panitia mengenai apa keinginan dari acara tersebut. 

2. Buat anggaran

Tema dan konsep sudah didapatkan. Maka biasanya akan dibahas mengenai budget yang harus dikeluarkan untuk acara tersebut. Banyak hal yang pastinya diperlukan sehingga sangat dibutuhkan detail akan apa saja yang akan digunakan untuk semua operasional yang ada. 

Sudah selesai menyusun kelengkapan yang ada, selanjutnya cari tahu berapa harganya. Untuk mengetahui harganya anda bisa berkomunikasi dengan vendor. Misalkan mulai dari tempat pembuatan ID Card, sewa kursi, pengadaan konsumsi, promosi. Kalau bisa cari yang murah namun tetap bagus kualitas atau layanannya. 

3. Tentukan lokasi acara

Penentuan lokasi tempat perhelatan acara juga tak bisa asal – asalan. Maka dari itu pilih yang lokasinya strategis. Karena kalau salah pilih tempat bisa jadi orang pun akan mengurungkan niat untuk datang. 

4. Pilih tim terbaik

Untuk bisa menjalankan acara ini PASTINYA tak akan bisa hanya dikerjakan sendiri. Untuk itu perlu sekali adanya tim. Tim bukan hanya pelengkap rame – ramean saja namun bisa berkontribusi secara maksimal di setiap tugas yang sudah diberikan.

Untuk memudahkan pekerjaan ini biasanya dibuat bagian perbagian dan harus jelas di buat job desknya. Sehingga ini bisa diukur sampai dimana sudah selesai pekerjaannya.

5. Lakukan promosi

Kalau event ingin di datangi banyak orang maka kegiatan promosi jangan sampai dilupakan. Event sekeren apapun kalau tidak ada yang tahu pastinya tidak ada yang mendatangi. Lakukan secara masif agar banyak orang tahu. 

Promosi bisa dilakukan dengan membuat selebaran hingga menggunakan social media. Dan bila ada budget bisa memakai media televisi. 

6. Buat timeline yang jelas dan terukur

Agar event bisa berjalan sukses maka perlu sekali dibuat perencanaan yang matang dan jelas. Menyusun timeline yang matang adalah salah satu cara terbaik. Timeline ini digunakan sebagai tools untuk monitoring sudah sampai mana progress yang ada. 

Biasanya pembuatan timeline ini akan berisi sebuah tabel dimana ada tanggal bulan. Disana akan ada deadline sehingga akan selesai pada waktu yang sudah ditentukan. Setiap bagian akan memiliki koordinator tersendiri. Dan mereka ini akan membuat tim kecil lagi dengan anggota yang ada untuk mengerjakan apa yang harus dilakukan nanti. 

7. Bikin rundown acara

Kesuksesan acara di hari H sangat dipengaruhi dengan kelancaran rundown yang ada. Rundown merupakan susunan acara yang dilakukan pada hari H acara. Untuk itu ada baiknya di susun jauh hari jangan mendadak.

Dengan membuat rundown acara dengan baik akan membuat pengunjung mengetahui info dengan mudah dan juga bisa dengan mudah membuat jadwal sendiri kira – kira kapan harus berangkat dan tempat yang harus dituju dimana. 

8. Souvenir menarik

Percayakan event yang akan berlangsung ini dikunjungi banyak orang?? Harus percaya dan optimis. Agar semakin lebih berkesan buatlah sebuah souvenir yang menarik. Memilih souvenir usb card jadi pilihan tepat sekali. 

Souvenir ini bisa digunakan sebagai salah satu bingkisan doorprize pada acara tersebut. Untuk itu buatlah desain yang menarik dari motif, warna yang unik. Buat sedemikian rupa sehingga siapa pun yang mendapatkan sangat berkesan. 

9. Buat Rencana Cadangan

Walaupun rencana utama sudah dibuat sebaik mungkin. Tidak ada salahnya untuk membuat rencana cadangan. Kita tidak akan tahu kejadian apa yang terjadi nanti. Bikin beberapa strategi lainnya bila yang utama ada gangguan. Sehingga bila dalam keadaan buruk itu terjadi bisa dengan cepat di pindahkan ke rencana yang lainnya.

 

Author: